POLITIKA PRIVATNOSTI ZA KORISNIKE MULTISPORT KARTICE

1. Opći podaci

Ova Politika privatnosti društva BENEFIT SYSTEMS d.o.o. (u daljnjem tekstu BENEFIT SYSTEMS) odnosi se na korisnike MultiSport kartica (u daljnjem tekstu ispitanici), a primjenjuje se od 1. siječnja 2023. godine.

Podnošenjem zahtjeva za izdavanje MultiSport kartice (u daljnjem tekstu: MS kartica) ili pristankom da netko drugi u vaše ime podnese zahtjev za izdavanje MS kartice koja vam omogućava pristup uslugama koje su obuhvaćene našim MultiSport programom, povjeravate nam svoje osobne podatke.

Za obradu osobnih podataka odgovoran je voditelj obrade: 
BENEFIT SYSTEMS d.o.o., Heinzelova 44, Zagreb, OIB: 57845277445, MBS: 081141357.

Možete nas kontaktirati u pogledu svih pitanja vezanih za obradu Vaših osobnih podataka u svezi korištenja MS kartica:
– na adresu e-pošte koja je ujedno i adresa službenika za zaštitu osobnih podataka: dpo@benefitsystems.hr, 
– na adresu sjedišta Benefit Systems d.o.o., Heinzelova 44, 10000 Zagreb s napomenom na omotnici “Osobni podaci”, 
– putem kontakt formulara na web adresi: www.benefitsystems.hr 

2. Vrste osobnih podataka koje prikupljamo i obrađujemo, načini na koje ih obrađujemo te svrhe i pravna osnova obrade

Uvijek prikupljamo i obrađujemo sljedeće osobne podatke
– vaše ime i prezime, broj MS kartice, vrsta kartice i datum važenja (koji postaju vaši osobni podaci nakon izdavanja MS kartice na vaše ime), mjesto i vrijeme te lokaciju korištenja MS kartice i vrstu usluge.

Eventualno prikupljamo i obrađujemo sljedeće osobne podatke:
– vaš identifikacijski broj kod vašeg poslodavca i kontakt podatke (e-mail adresa i broj mobilnog telefona),
ukoliko su nam i ti navedeni podaci potrebni radi ostvarenja svrhe obrade vaših osobnih podataka, a koja svrha je navedena u daljnjem tekstu ove točke 2. Politike privatnosti.

Navedene podatke prikupljamo i obrađujemo u svrhu izrade MS kartice koja vam omogućava pristupa uslugama koje su obuhvaćene našim MultiSport programom, radi obavještavanja o eventualnoj nemogućnosti korištenja usluga koje su obuhvaćene našim MultiSport programom, radi vršenja obračuna temeljem kojeg vaš poslodavac za vas ili u vaše ime plaća naknadu za korištenje MS kartice, dostave MS kartice, radi poboljšanja sigurnosti i funkcionalnosti poslužitelja kojeg koristimo za pružanje elektronskih usluga, radi obrane naših pravnih zahtjeva te provjere eventualnih zlouporaba MS kartice.

Pravna osnova za prikupljanje i obradu vaših osobnih podataka je naš legitimni interes.

Ukoliko je obrada vaših osobnih podataka potrebna kako bi mi kao voditelj obrade poštivali pravne obveze (npr. poštivanje poreznih i računovodstvenih propisa) tada vaše podatke obrađujemo u svrhu poštivanja navedene pravne obveze.

Ukoliko je vaš poslodavac s nama sklopio ugovor o pristupanju radnika u program MultiSport i vi ste mu odobrili dostavu vaših osobnih podataka tada su nam vaši podaci dostavljeni od vašeg poslodavca. Ukoliko vam je MS kartica izdana kao dodatnom članu to znači da smo vaše podatke dobili, uz vašu suglasnost, od poslodavca osobe koja je korisnik MS kartice, a čiji ste vi dodatni član.

Ukoliko vaše osobne podatke obrađujemo kako bi vam slali obavijesti o našim proizvodima i pogodnostima, tada vaše podatke obrađujemo temeljem vaše privole. Detaljne informacije o privoli možete vidjeti pod točkom 5. ove Politike privatnosti.

Obrada vaših osobnih podataka ne uključuje profiliranje.

3. Prosljeđivanje osobnih podataka

Vaše osobne podatke ne prosljeđujemo niti ustupamo nepovezanim trećim stranama, te su sigurnosno pohranjeni na našem ili vanjskom poslužitelju kojeg izaberemo i u našim poslovnim prostorima, a koji u dovoljnoj mjeri jamče provedbu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera na način da je obrada u skladu sa zahtjevima Opće uredbe o zaštiti podataka i da se njome osigurava zaštita vaših prava.

Mogućnost uvida u vaše podatke ima naš poslovni partner koji održava i razvija sigurnost našeg informatičkog sustava čime se ujedno i povećava sigurnost vaših podataka.

Mogućnost kratkoročnog uvida u vaše podatke imaju i sportski centri prilikom vaše identifikacije kao korisnika MS kartice i isključivo samo za identifikaciju.

Ukoliko su nam vaši podaci potrebni radi ostvarivanja prava i/ili obrane pravnih zahtjeva pred nadležnim državnim tijelima i/ili poštivanja pravnih obveza tada vaše podatke dostavljamo našem pravnom zastupniku koji nas zastupa u tim postupcima (npr. odvjetniku) ili partneru koji u naše ime izvršava navedene pravne obveze (npr. knjigovodstveni ured ili porezni savjetnik).

S obzirom da djelujemo u okviru jedne grupacije, mogućnost uvida u vaše podatke imaju i društva s kojima smo u statusu povezanih društava i to društvo Benefit Systems International S.A., Mlynarska 8/12, 01-194 Varšava, Poljska i Benefit System S.A., Pl. Europejski 2, 00-844 Varšava, Poljska.

Sve pravne i fizičke osobe kojima prosljeđujemo vaše osobne podatke i koji imaju mogućnost uvida u vaše podatke imaju obvezu čuvanja povjerljivosti u okviru ugovornog odnosa te su također proveli organizacijske i tehničke mjere zaštite.

Određeni podaci mogu biti proslijeđeni tijelima vlasti Republike Hrvatske na njihov zahtjev, kako bi smo udovoljili obvezama propisanima pravom Republike Hrvatske ili Europske unije.

Vaši osobni podaci se u niti jednom slučaju ne prenose trećoj zemlji (državi izvan Europskog gospodarskog prostora), niti međunarodnoj organizaciji niti primatelju u trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji.

4. Razdoblje čuvanja

 Vaše osobne podatke čuvamo 18 mjeseci od trenutka deaktivacije MS kartice budući navedeno razdoblje predstavlja vrijeme tijekom kojeg se MS kartica može ponovno aktivirati. Ukoliko se kartica u navedenom vremenu ne aktivira ista se arhivira, a vaši podaci se anonimiziraju što znači da više ne postoje u obliku koji omogućava identifikaciju vas kao pojedinca.

U trenutku deaktivacije MS kartice možete zatražiti da se MS kartica odmah arhivira i podaci odmah brišu te ćemo u tom slučaju postupiti po vašem zahtjevu.

Ukoliko vaše podatke moramo čuvati kako bi postupali u skladu s našim pravnim obvezama (npr. važećim poreznim i računovodstvenim propisima), vaše podatke čuvamo tijekom vremena koje određuju navedeni propisi.

Podaci potrebni za obranu pravnih zahtjeva u postupku pred državnim tijelima kao i cijeli spis postupka čuvaju se u razdoblju koje odgovara zastarnom roku u kojem se može tražiti izvršenje odluke donesene u tom postupku (npr. 10 godina računajući od dana pravomoćnosti sudske odluke).

5. Upravljanje privolama

Ukoliko obradu vaših osobnih podataka temeljimo na privoli (situacije navedene pod točkom 2. ove Politike privatnosti) tada osiguravamo da privolu uvijek date u vidu pisane izjave te da privola bude dobrovoljna, posebna, informirana i nedvosmislena.

Pisana izjava kojom dajete privolu za obradu svojih osobnih podataka biti će sastavljena za svaku pojedinu svrhu obrade, u razumljivom i lako dostupnom obliku uz uporabu jasnog i jednostavnog jezika.

U svakom trenutku imate pravo povući svoju privolu za obradu osobnih podataka o čemu ćete dodatno biti obaviješteni prije davanja privole i to na način da će to vaše pravo biti izričito navedeno u pisanoj izjavi kojom dajete privolu za obradu osobnih podataka s napomenom da se privola može povući na način da potpišete obrazac izjave koju ćemo sastaviti u jednostavnom obliku.

Napominjemo kako u slučaju da je privola dana za jednokratnu radnju obrade, a ista obrada je već izvršena tada opoziv privole nema pravnog učinka.

U slučaju povlačenja privole odmah brišemo sve Vaše osobne podatke osim onih koje smo dužni čuvati sukladno propisima Europske unije i Republike Hrvatske.

Također napominjemo kako je obrada osobnih podataka koja se je temeljila na valjanoj privoli prije njenog povlačenja, u potpunosti zakonita.

6. Prava ispitanika

Pravo na pristup
Od nas možete dobiti potvrdu obrađuju li se vaši osobni podaci te ukoliko se obrađuju, pristup tim podacima i slijedeće informacije: informacije o svrsi obrade, kategorijama osobnih podataka o kojima je riječ, primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, o predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni i postojanju prava ispitanika u pogledu obrade osobnih podataka (koja prava su navedena u daljnjem tekstu ove Politike privatnosti).

Pravo na ispravak 
Ukoliko su vaši osobni podaci koje obrađujemo nepotpuni ili netočni, u bilo kojem trenutku od nas možete zatražiti da ih ispravimo ili dopunimo i to davanjem dodatne izjave. Napominjemo kako ste odgovorni za davanje ispravnih podataka, a uz to imate obvezu informirati nas o relevantnim promjenama vaših osobnih podataka. Ispravak i aktualizacija osobnih podataka može potrajati do 5 radnih dana što je povezano s tehničkim uvjetima naših sustava.

Pravo na brisanje
Imate pravo tražiti brisanje vaših osobnih podataka odmah nakon deaktivacije MS kartice ili ukoliko ste uložili prigovor na obradu temeljem našeg legitimnog interesa ili ukoliko smatrate da su vaši podaci nezakonito obrađeni ili ukoliko smatrate da se vaši podaci trebaju brisati temeljem prava Europske unije ili Republike Hrvatske.

Pravo na ograničenje obrade
Od nas možete zatražiti ograničenje obrade svojih podataka:

• ako osporite točnost podataka, tijekom razdoblja koje nam omogućava provjeru točnosti tih podataka,
• ako je obrada podataka bila nedopuštena, ali odbijate brisanje i umjesto toga tražite ograničenje korištenja podacima,

Ukoliko je obrada podataka ograničena tada se takvi osobni podaci smiju obrađivati samo uz vašu privolu osim kod pohrane podataka ili postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva ili zaštite prava druge fizičke ili pravne osobe. Ukoliko ishodite ograničenje obrade podataka obavijestit ćemo Vas prije nego što ograničenje bude ukinuto.

Pravo na prigovor
Imajući u vidu da se prilikom obrade vaših osobnih podataka pozivamo na naše legitimne interese, možete podnijeti prigovor protiv takve obrade podataka ako postoji interes zaštite vaših podataka. Ukoliko ste podnijeli prigovor na takvu obradu tada nećemo dalje obrađivati vaše podatke osim ako dokažemo da postoje uvjerljivi i zakoniti razlozi za obradu koji nadilaze vaše interese, prava i slobode ili ako je to potrebno radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane naših pravnih zahtjeva.

Pravo na žalbu
Ako ste mišljenja da smo prilikom obrade vaših osobnih podataka postupili protivno pravu Europske unije ili Republike Hrvatske, molimo da nam se obratite kako bi razjasnili eventualna pitanja. Također imate pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

Pravo na obavještavanje o povredi osobnih podataka
U slučaju da i pored svih poduzetih mjera dođe do povrede Vaših osobnih podataka, o takvoj povredi ćemo vas obavijestiti ukoliko je vjerojatno da će takva povreda prouzročiti visok rizik za vaša prava i slobode. U tom slučaju ćemo obavijest poslati bez nepotrebnog odgađanja i to u pisanom obliku.U navedenoj obavijesti ćemo opisati prirodu povrede osobnih podataka, navesti kontakt službenika za zaštitu podataka od kojeg se mogu dobiti dodatne informacije o povredi, opis vjerojatne posljedice povrede osobnih podataka i opis mjera koje je društvo BENEFIT SYSTEMS poduzelo za rješavanje problema povrede osobnih podataka uključujući i mjere umanjivanja štetnih posljedica.

Ostvarivanje prava
Ako želite ostvariti neko od navedenih prava, obratite nam se koristeći se sljedećim našim podacima za kontakt:
– na adresu e-pošte koja je ujedno i adresa službenika za zaštitu  podataka: dpo@benefitsystems.hr,
– na adresu sjedišta Benefit Systems d.o.o., Heinzelova 44, 10000 Zagreb s napomenom na omotnici “Osobni podaci”,
– putem kontakt formulara na web adresi: www.benefitsystems.hr

Po vašim zahtjevima za ostvarivanje prava odgovoriti ćemo sukladno rokovima i ovlaštenjima propisanima Općom uredbom o zaštiti  podataka. U svakom slučaju prilikom korištenja navedenih prava vodite računa da moramo nedvojbeno utvrditi vaš identitet što služi zaštiti vaših prava i privatne sfere. Ako biste se nekim od navedenih prava koristili prečesto i s očitom namjerom zlouporabe, možemo vam naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti ili postupanja po zahtjevu ili možemo odbiti postupiti po vašem zahtjevu.

7. Mjere zaštite osobnih podataka
Proveli smo odgovarajuće tehničke, organizacijske i kadrovske mjere za omogućavanje učinkovite primjene načela zaštite podataka, kao što je smanjenje količine podataka, te uključenje zaštitnih mjera u obradu, zatim mjere koje su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe i to u odnosu na sve podatke neovisno o mjestu pohrane ili obrade ili formatu u kojem se nalaze, a sve kako bi se ispunili zahtjevi iz Opće uredbe o zaštiti podataka i zaštitila prava ispitanika. Educirali smo svoje radnike koji sudjeluju u obradi osobnih podataka te su takvi radnici posebnom izjavom o povjerljivosti dužni čuvati te podatke kao povjerljive.

8. Promjene Politike privatnosti
Ova Politika privatnosti može se s vremena na vrijeme mijenjati u skladu s zakonodavstvom ili razvojem industrije i prakse. O svakoj promjeni biti ćete pravovremeno obaviješteni.